İletişim sorunu yaşayan ekiplerin ilk refleksi yeni bir araç kurmak oluyor. Birkaç ay sonra tablo genelde şu: aynı konu üç farklı yerde konuşuluyor, kimse hangi bilginin nerede olduğunu bilmiyor ve araç sayısı arttıkça netlik azalıyor. Sorun araçta değil, kuralların olmamasında.
Her tür iletişimi tek yerde toplamak, acil olanı sıradan olanın içinde kaybediyor. Basit bir ayrım çoğu ekip için yeterli:
Kritik kural şu: bir bilginin nerede yaşayacağı baştan belli olmalı. Karar mesajda konuşulup dokümana yazılmıyorsa, iki hafta sonra o karar kaybolur.
Ekipler içinde en çok gerilim üreten belirsizlik budur. Biri mesajın beş dakikada cevaplanmasını bekler, diğeri akşam bakmayı normal görür. Beklentiyi yazılı hâle getirin: anlık mesajlaşmada mesai içinde birkaç saat, e-postada bir iş günü gibi. Gerçekten acil durumlar için ayrı ve dar bir kanal tanımlayın; herkes bilsin ki o kanal çaldığında konu gerçekten aciltir.
Kısa yazmak hız kazandırmaz; eksik yazmak yavaşlatır. Şuna bakabilir misin mesajı, en az iki mesaj daha gerektirir. Bunun yerine ne istendiğini, ne zamana kadar gerektiğini ve gerekli bağlantıyı tek mesajda verin. Uzun ama tam bir mesaj, kısa ve eksik olandan daha hızlıdır.
Bilgiyi açık kanalda paylaşmak şeffaflık sağlar ama herkesi etiketlemek dikkat israfıdır. Etiketleme, gerçekten aksiyon alması gereken kişiye yapılmalı. Aksi hâlde bir süre sonra kimse bildirimlere bakmaz ve gerçek çağrılar da kaybolur.
Karmaşık ve duygusal yükü olan konular yazışmayla çözülmez; hızla yanlış anlaşılmaya döner. Buna karşılık durum güncellemeleri toplantı gerektirmez. Basit ölçüt: konu bilgi aktarımıysa yazın, konu anlaşmazlık veya tasarımsa konuşun.
Bu kuralları bir sayfada toplayın ve yeni katılan herkes ilk gün okusun. Yazılı olmayan kural, kural değil alışkanlıktır; alışkanlıklar da her yeni kişiyle bozulur.
Sitemizden en iyi şekilde faydalanabilmeniz için çerezler kullanılmaktadır. Bu siteye giriş yaparak çerez kullanımını kabul etmiş sayılıyorsunuz.