Çoğu şirkette toplantılar, kimsenin savunmadığı ama herkesin katıldığı bir alışkanlığa dönüşmüş durumda. Sorun toplantı yapmak değil; gündemi belirsiz, katılımcısı fazla ve çıktısı olmayan toplantılar yapmak. Aşağıdaki beş kural, ekstra bir araca ihtiyaç duymadan uygulanabilir.
Davet gönderilirken üç şey yazılı olsun: neyi konuşacağız, hangi kararı vereceğiz, kim ne hazırlıkla gelecek. Bu üçü yazılamıyorsa toplantı henüz olgunlaşmamıştır. Kural olarak koyun: gündemi olmayan davet reddedilebilir.
Toplantılar ayrılan süreyi doldurur. Varsayılanı bir saatten yirmi beş dakikaya çekmek, aynı konuların çoğu zaman yine kapanmasını sağlar. Kalan beş dakika da art arda toplantılar arasında nefes payı olur.
Herkesi çağırmak nezaket gibi görünür ama pratikte hem maliyeti hem süreyi artırır. Katılımcı sayısı arttıkça karar alma süresi uzar. Sadece karar verecek ve doğrudan katkı sunacak kişiler katılsın; diğerleri notu okusun. Bilgilendirilmek ile katılmak aynı şey değildir.
Son beş dakikayı ayırın ve şunu yazın: hangi karar alındı, kim ne yapacak, ne zamana kadar. Bu üç satır yazılmadan kapanan toplantı, iki hafta sonra aynı gündemle tekrar kurulur. Toplantının asıl çıktısı tartışma değil, bu üç satırdır.
Haftalık toplantıların çoğu bir dönem gerçek bir ihtiyaçtan doğar, sonra ihtiyaç biter ama toplantı devam eder. Üç ayda bir tekrarlayan tüm toplantıları gözden geçirin ve tek soru sorun: bu toplantı bugün kurulacak olsa yine kurulur muydu? Cevap hayırsa kaldırın.
Bazı toplantılar hiç yapılmamalı. Şu üç durumda toplantı yerine yazılı bilgilendirme yeterlidir:
Bu beş kuralı uygulayan ekiplerde toplantıda geçen süre genellikle belirgin biçimde düşüyor, ancak asıl kazanç sürede değil. Asıl kazanç, kalan toplantıların gerçekten gerekli olması ve katılımcıların hazırlıklı gelmesi. Kısa ama boş bir toplantı, uzun ve boş bir toplantı kadar zararlıdır.
Sitemizden en iyi şekilde faydalanabilmeniz için çerezler kullanılmaktadır. Bu siteye giriş yaparak çerez kullanımını kabul etmiş sayılıyorsunuz.